Ordstyrer.dk tilbyder en række vigtige tips om at finde en dygtig ordstyrer, moderator, konferencier eller toastmaster for din begivenhed:

Har du nogensinde oplevet et symfoniorkester spille uden en dirigent Det sker meget sjældent, og der er gode grunde til, at det er tilfældet.

Forestil orkestret er et køretøj - Motoren kan være en Rolls Royce, men uden finjustering af en dygtig førsteklasses mekaniker, vil det ende med f.eks. en fejl i tændingen og skabe det helt forkerte indtryk, af dit publikum eller gæster. Hvor vigtig er din begivenhed? Hvis svaret er »meget«, vil de tips, der følger hjælpe med at sikre, du vælger din ordstyrer med omtanke.

1. Hvorfor det er så nødvendigt og vigtigt at vælge den rigtige ordstyrer.
Ved at bruge lidt tid nu til at booke en ordstyrer, som har en dokumenteret evne til at levere en god service, så kan du være næsten sikker på, at din begivenhed bliver en stor succes, og samtidig frigøre dine værdifulde tid til rent faktisk at komme videre og nyde dagen.

En dygtig ordstyrer kan med sin viden, kompetence og evne til at håndtere sagen, vende en "gennemsnitlig" begivenhed til noget, som opfattes af deltagerne som en fantastisk begivenhed, og efterlade dem med erindringer, de vil huske med hengivenhed år frem i tiden.

2. Være på vagt, når du vælger ordstyrer.
Det er vigtigt at du forstår fra starten, at alle kan give sig selv titlen ”Ordstyrer”", Så bare at finde nogen, der står opført som sådan på en hjemmeside eller i et virksomhedsregister, er ingen garanti for, at hans eller hendes evne til at fremme sagen i din begivenhed på en professionel og effektiv måde er til stede. Frygt ikke - for at få hjælp følger!

3. Sådan gør du for at begynde søgningen
Når du søger efter ordstyrer på en søgemaskine får du mange tusinde hits. Dette er selvfølgelig kun delvist til hjælp i din søgen efter den perfekte ordstyrer for din begivenhed!

4. Indsnævring af listen over mulige ordstyrere
Du kan allerede have bemærket, at der er tusindvis af potentielle emner, der tilbyder sig ”Ordstyrer paraplyen”, så du bliver nødt til at gøre lidt mere.

Indsnævre dine søgninger yderligere ned ved at beskrive den type begivenhed, du skal holde f.eks. konference, seminar, kursus, prisoverrækkelse, formel middag, bryllup.

Vælge en kort liste af potentielle kandidater fra de første to eller tre sider fra søgemaskine er til en vis grad en logisk måde at gå frem. Men der er yderligere spørgsmål, du bør have med i dine overvejelser:

5. Skal jeg henvende sig til en ordstyrer direkte eller via en agent eller et bookingbureau?
Hvis du søger på internettet vil du opdage, at agenter og bookingbureauerne udbyder størstedelen af de bedste ordstyrere.

Generelt interesserer agenter sig kun for én ordstyrer, der allerede er etableret som et topnavn. De forsøger proaktivt at fremme interessen for den enkelte kunstner og markedsføre vedkommende til konferencer, seminarer, kursus og lignende. Agenterne opkræver en provision hos kunstneren for denne tjeneste, som regel baseret på en procent af honoraret. For effektivt at søge på en ordstyrer, bør man også kontakte et bookingbureau.

Disse bureauer tilbyder mange forskellige ordstyrere og det kan måske nogen være en ulempe, at der er for mange at vælge imellem.

En ordstyrer, god eller dårlig, erfaren eller amatør, vil også ofte repræsentere deres egne interesser, og så kan det være nyttigt, at jeg nu giver et par tips til, hvordan man kan identificere en etableret, faglig og dygtig kunstner.

6. Hvordan finder jeg kvalitet?
Du skriver en kort liste fra de to eller tre første sider fra søgemaskinen, og så er du klar til at begynde du søgen efter kvalitet .

På grund af forsigtighed er det værd at overveje, at sponsorerede links for ordstyrere er der, fordi nogen er villige til at betale, til tider store beløb, for at springe til den forreste del af køen af kunstnere. Dette er en beundringsværdig indikation af, at nogen er villige til at investere i reklame, deraf følger ikke nødvendigvis, at du vil modtage den bedste værdi for dine penge. Her er en nem måde at indsnævre din liste:

7. Undersøge erfaringen
Ved hjælp af din computer, gentager du det søgeord for begivenheden, som du oprindeligt søgte efter, i søgemaskinen, og nu tilføjer du et af de navne, du har registreret i din korte liste plus hans eller hendes navn.

Ved at gøre, så du bedre kan afgøre, om denne særlige ordstyrer har den ekspertise, du har brug for. Du vil også få et fingerpeg om, hvorvidt en agent eller bureau repræsenterer dem.

8. Undersøge referencer
Erfaringen har vist, at enhver ordstyrer, som det er værd at overveje, vil have et udvalg af udtalelser fra tidligere kunder til rådighed på sin hjemmeside.

Sikre virksomheder og enkeltpersoner er navngivet. Beskrivelser som direktøren for et stort velkendt selskab sagde ....', har ingen værdi, og bør få alarmklokkerne til at ringe. Kig efter navngivne kilder fra respekterede firmaer eller organisationer. Sådanne mennesker er normalt meget selektive med, hvem de er parate til at anbefale, da deres eget omdømme kan være på spil.

9. Kan de gøre arbejdet?
Det lyder måske indlysende, men den vigtigste egenskab, der kræves af en ordstyrer er at kombinere den mest realistiske forståelse af ledelsessystemerne og mekanismerne i en begivenhed, med et avanceret evne til at kommunikere effektivt.

De færdigheder, som en top ordstyrer besidder er nøje struktureret og baseret på en stor erfaring.

Ideelt set bør man se videoer med ordstyreren og lytte til publikums reaktion til at afgøre, om han eller hun har etableret en mærkbar kommunikation med publikum. Gennemgå optagelserne omhyggeligt for at fastslå, om den stil, som bruges af den pågældende ordstyrer, er den, som du har brug for din begivenhed. Personlige præferencer er etableret gennem en subjektiv test! ”Du betaler musikken, og derfor kan du også bestemme melodien”.

10. Omkostninger
Ideelt set bør du have en idé om et finansielt budget, der afsættes til at booke en ordstyrer, før du begyndelse din søgning. Udgifterne til at booke en ordstyrer kan variere drastisk og er afhængige af placering af lokaler, antallet af delegerede, varigheden af begivenheden og den kvalitet og popularitet, som kunstneren er i besiddelse af. Mit råd er dette - hvis din begivenhed er værd at holde, er det værd at investere i en erfaren og bevist ordstyrer.

Du skal finde en person, der har tilstedeværelse, pondus og en professionel evne til at tage ansvar, når og hvor det er nødvendigt. Nogle gange kan det betale sig at betale lidt mere, og det vil give dig mere ro i sindet og mulighed for rent faktisk at læne dig tilbage og nyde begivenheden!

Afgørelsen af, om du booker en ordstyrer direkte eller gennem en agent eller et bureau er normalt kun et spørgsmål om valg. I teorien bør honoraret være ens, uanset om du booker direkte ved en agent eller ved et bureau.

Hvis den person, du søger til ordstyrerjobbet er en berømthed, vil du sandsynligvis have svært ved at finde nogen direkte kontaktoplysninger og din eneste mulighed er derfor at kontakte en agent eller bureau med speciale i levering af disse kunstnere.

Agenter eller bureauer, der aktivt markedsfører en ordstyrer har en god fornemmelse af det honorar, der normalt kræves for at sikre denne persons tjenester og vil gerne oplyse beløbet til dig, når du foretager din første undersøgelse. Det er altid klogt at få oplyst en totalpris.

Den provision en agent ellert et bureau kan variere, men normalt er det mellem 15% og 20%. De fleste bureauer kan skaffe alle kunstnere og foretag de nødvendige aftaler på dine vegne.

Der er kun få af top ordstyrere, der kun arbejder med én agent eller ét bureau. Hvis der ikke er nogen omtale af eksklusivitet om reklamemateriale eller en hjemmeside, kan du antage, at det er der ikke. Dette betyder i realiteten, at når du støder på et interessant emne, og han eller hun har oplyst deres kontaktoplysninger, så er det en stiltiende tilladelse til dig til at kontakte ham eller hende direkte og uafhængigt forhandle et honorar. Dit mål bør være at opnå den bedste værdi for pengene med en ordstyrer, der passer bedst til dit arrangement og selv meget professionelle kunstnere er ofte indstillet på at forhandle deres honorar.

11. De oplysninger, der normalt kræves af en ordstyrer
Datoen for begivenheden. En top ordstyrer er normalt meget populær og efterspurgt, og du kan spare dig selv en masse tid, og skuffelse, ved at undersøge om kunstneren har datoen fri tidligt i sagen. Det er helt acceptabelt at spørge, om du midlertidigt kan reservere datoen nogle dage, indtil en endelig afgørelse er nået.

En effektiv, professionel ordstyrer vil have en lang række spørgsmål, de gerne vil bede Dem om svar på for at kunne forberede sit til dit arrangement. Hvis de ikke stille masser af spørgsmål, har du måske ikke valgt den rigtige person til jobbet!

Arrangøren må give en grundig beskrivelse af målet, og formålet med en begivenhed eller en konference. Man vil også oplyse lokalitet, størrelse, type og antal af publikum, og varigheden af begivenheden etc. En nærmere beskrivelse af gæstetalerne ved begivenheden.

Den professionelle ordstyrer vil linke præsentationerne fra hver af gæstetalerne. De vil ofte komme med kommentarer til indholdet fra tidligere talere og fremhæve relevansfaktorer til den næste taler. Proceduren bør køre problemfrit med levering af effektiv opsummering mellem talerne. Ordstyrerens rolle er at gøre de andre talere til ”stjerner i showet”.

Den dygtige ordstyrer vil dygtigt bruge humoren, og har evnen til at ”træde i vande”, hvor og når det er påkrævet. Latter gør ubehagelige situationer mere behagelige.

Latter er sådan en dejlig følelse. Folk vil betale penge for at andre kan få dem til at grine. En dygtig ordstyrer er ofte en slags stand-up komiker og kan vise beundringsværdige alsidighed, og kan lejlighedsvis levere, faglig kvalitet ved en efterfølgende middag.

En af ordstyrerens fornemste opgaver er at sikre, at talere under arrangementet ikke overskredet deres tildelte tid meget. Et minut eller to er acceptabelt!

Efter præsentationen af en indbudt taler vil ordstyreren byde bifaldet af vedkommende velkommen, og vil sige en passende påskønnelse ved afslutningen af talen.

Hvilket bringer mig til en rettidig afslutning. Jeg ønsker dig held og lykke i din søgen efter den perfekte ordstyrer, og kan forsikre dig om, at ved at følge de råd, jeg har givet, vil du have mulighed sidde tilbage på dagen og nyde dit arrangement.